外贸企业出口货物采用外贸企业出口退税申报系统V13.0版进行退税申报，该系统可从国家税务总局网站、主管税务机关网站或中国出口退税咨询网(http：//www. Taxfund.com.cn)免费下载并安装到企业的计算机上。
    （一）安装、启动
    1．系统安装
    执行安装文件，按提示操作即可，下载该软件最好保存在除C盘之外的其他硬盘上，以免计算机出现故障时数据丢失（虽然有备份数据）。在系统安装完成后，请重新启动计算机。
    2．启动
    点击桌面图标“外贸企业出口退税申报系统13.0版”或执行“开始”——“程序”——“出口退税电子化管理系统”——“外贸企业出口退税申报系统V13.0版”，系统开始运行。在申报系统安装完毕后应读入最新退税率库文件（如系统或退税率库升级，要及时更新）
    3．运行退税申报系统
    系统显示登录界面后，输入系统默认的管理员用户名：小写“sa”，密码为空，在“当前所属期”中输入本次申报期后，点击“确认”按钮，即可进入系统主菜单。
    特别注意：“当前所属期”自动生成数据采集时的“申报年月”，为了操作方便并保证准确录入“申报年月”，建议在每次数据采集前，按本次申报资料中报关单最迟的日期，先确定“当前所属期”。
    例如，本次申报有1份报关单，出口日期为2013年10月5日，则可将“当前所属期”录为201310；如，本次申报有20份报关单中，最大日期为2013年12月19日，则可将“当前所属期”录为201312（注：如跨年度应分开申报）。
    （二）初始环境设置
    企业应注意只在首次使用时需要做且必须做以下工作外，不再做其他操作，否则可能引起运行出错。建议进入系统后或具体操作前，详细阅读帮助文件。
    1．系统初始化
    年度中间无需做初始化。若确需初始化，应先将系统数据备份。
    外贸企业初次使用系统时，应对系统做初始配置。
    通过“系统维护”菜单里的“系统配置”项下的“系统配置与修改”进行系统配置，点击“修改”按钮后根据企业情况修改系统配置内容。修改企业的海关代码、纳税人识别号、企业名称等信息。主要项目内容如下：
    (l)企业代码：出口企业在主管海关办理《自理报关单位注册登记证明书》取得的10位编码，如3401910001。
    (2)纳税人识别号：出口企业在税务机关办理税务登记取得的15位编号。
    (3)企业名称：本企业的工商登记全称。
    (4)计税计算方法：录入2为单票对应法，录入3为免税。
    (5)开户银行名称：如“中国银行××省分行营业部”。
    (6)银行账号：与上述开户行对应的退税专用账号。
    (7)换汇成本检查：选“T”。
    (8)进货足额检查：选“2”，同时检查增值税、消费税。
    (9)是否预申报：选“T”，此处选择对数据加工处理有影响。
    (10)是否分部门核算：不分部门核算，选“F”；分部门核算，选“T”；如果企业要分部门核算，则选“T”，并且要进入“系统维护”之“代码维护”中的“部门代码”，点击“增加”或“修改”按钮，进行部门代码维护；并且要与退税登记表的部门代码一致。
    (11)是否分部门申报：选“F”，不分部门申报。
    外贸企业出口退税申报系统是用系统配置中“分部门核算”属性来解决分部门审核，用“分部申报”属性解决分部门申报。建议规模及业务量小的企业不使用“分部门核算”和“分部门申报”。
    (12)是否财务挂钩：选“F”。
    (13)退税机关代码：输入退税机关所在地行政编码。
    (14)退税机关名称：输入退税机关名称。
    以上输入完毕后，确认正确的，点击“保存”按钮并在提示信息中点击“是”，完成系统配置设置，按提示进行系统重入。发现错误的，继续修改。
    修改完成后点击“保存”按钮保存修改结果。
    2．系统参数设置与修改
    接下来是对“系统参数设置与修改”，在这里需特别强调的是数据备份要选择除C盘以外的其他硬盘，以免备份数据丢失，并选择远程申报功能确定即可。
    这一菜单下的系统初始化轻易不要使用，因为一旦初始化将清空数据库中的所有申报数据。外贸企业初始环境设置之后，退出之后将重新进入该系统。
    3．系统口令设置与修改
    考虑系统的安全性，建议作如下操作：
    在“系统维护”之系统配置——“系统口令设置与修改”点击“增加”或“修改”按钮，作如下操作：
    用户名：输入数字或字母均可；
    操作人姓名：录入操作人汉字名称；
    操作人级别：输入“0”，其他字段不必录入（日常操作时建议设置为l或2，避免出错）；点击“保存”按钮后按“提示”退出；
    口令：点击“修改口令”输人数字或字母均可，如“1234”，按系统提示退出。
    请操作者每次使用自己的口令进入系统。
    4．退税率调整
    如遇国家出口政策改变，涉及出口退税率调整的，应及时下载最新退税率库文件，通过“系统维护”读人。